急な出張で旅行をキャンセル！どう対応する？キャンセル料は？

せっかく休みを取って旅行を予約していたのに、会社から急に出張命令が！キャンセルするにはどうすればいい？キャンセル料はどれくらいかかるの？……などなど、気になることがたくさん。

本記事では急な出張で旅行に行けなくなった方のために、キャンセルの仕方やキャンセル料の詳細について解説します。キャンセル料が発生した場合に、負担をカバーしてもらえる方法も……!?

急な出張！航空券のキャンセルどうしよう？

航空会社や運賃種別などによって異なりますが、航空券は1年近く前から購入が可能。早期購入割引を利用する場合など、旅行計画を立てたら航空券をすぐに購入する、という方も多いでしょう。

出張命令が出て旅行に行けなくなってしまった場合は、すみやかに航空会社にキャンセルの連絡をしましょう。航空会社などの予約サイトで購入した場合は、サイト経由でキャンセルを。

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航空券のキャンセル料は、以下の2つを合わせたものになります。

＜払い戻し手数料＞
発券後にキャンセルした場合に時期に関係なく一律でかかる料金で、航空券1枚（1区間）ごとに必要なもの。
＜取消手数料＞
規約に定められた時期に入ってからキャンセルした場合にかかる料金で、「運賃の●%」「出発前まで一律●万円」というように、航空会社ごと、運賃タイプなどによってそれぞれ金額は異なる。

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早期割引などのお値打ちな航空券（PEX運賃）は予約・入金をしてからすぐに航空券が発券されるため、出発日に関わらず発券後から取消手数料が発生します。一部格安航空券やLCC（格安航空会社）の航空券の場合は、取消＝払い戻しなし、というパターンが多いです。

変更不可となっていることがほとんどなので、日付を変更する場合はキャンセルして新たに購入し直す必要があります。

割高とはいえ、正規運賃の航空券であればキャンセルしても手数料を引いた分が払い戻される、空席があれば変更が可能、と融通が利きます。急な出張が多い方はアレンジしやすい正規運賃や、後述のように取消料発生日が決まっているパッケージツアーを利用するといいでしょう。

急な出張！きっぷの払い戻しは？

国内旅行で鉄道のきっぷを購入していた場合、急な出張で取り消す必要が出たらどうすればいいでしょうか。

購入したきっぷを全て持って速やかに駅の窓口へ向かい、払い戻し手続きを行いましょう。クレジットカードで購入している場合は、購入時に使用したカードも忘れずに。クレジットカードを経由して払い戻されます。クレジット決済した際の明細があれば、あわせて持参するとさらに◎。旅行会社の窓口でクレジット決済した場合は、その会社の窓口でしか払い戻されませんので注意しましょう。

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きっぷには乗車券、特急券など種類があり、払い戻し手数料はそれぞれ異なります。以下、JRきっぷで一例をご紹介します。

＜乗車券…列車に乗るためのきっぷ＞
使用開始前で有効期間内なら手数料220円を引いた差額が払い戻し。

＜自由席特急券…新幹線・特急の自由席用きっぷ＞
使用開始前で有効期間内なら1枚につき手数料220円を引いた差額が払い戻し。

＜指定席特急券…新幹線・特急の指定席用きっぷ＞
列車出発日の2日前までなら、1枚につき払い戻し手数料は340円。出発日の前日から出発時刻までの払い戻し手数料は30％、ただし最低340円を引いた差額が払い戻し。

※規定が細かいため、詳しくは記事下の関連MEMOに貼ってある記事をご確認下さい。

きっぷの変更は1回に限り、手数料なしで行うことができます。もちろん未使用のきっぷで、乗車券や自由席特急券などは有効期間内、指定席特急券など乗車する列車が決まっているきっぷは発車前に限ります。

急な出張！ホテルのキャンセルは？

急な出張で旅行できなくなった場合、旅行会社経由で申し込んだ場合は旅行会社に、直接予約した場合はホテルにキャンセルの連絡をします。旅行予約サイト経由の場合はサイトで取り消しを。

ホテルのキャンセル料は、予約方法や施設ごとで規定が異なります。宿泊日の3日前からキャンセル料の対象と定めているホテルもあれば、予約・入金が完了するとすぐに対象とするホテルもあります。セール価格で予約した場合は、キャンセルをしても払い戻されない場合も。

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航空券やきっぷとは違い、ホテルは選択肢が多いです。目的地がホテルが取れないほど混雑するシーズンでなければ、急な出張が入りそうな方はホテルの予約はあまり急がなくてもいいかもしれません。

とはいっても出発日が近くなって予約しようとしたら、あまり良い条件のホテルが残っていなかった、予算オーバーのお部屋しか残っていなかった、という可能性も考えられるため、予約のタイミングには十分ご注意を。

急な出張！パッケージツアーはどうキャンセル？

航空券や列車などの交通機関とホテルがセットになったパッケージツアーの場合は、予約した旅行会社にキャンセルの連絡をしましょう。旅行予約サイトで手配していた場合は、サイト経由でキャンセルをします。

パッケージツアーはキャンセル料が発生する日付が決まっています。基本的に海外パッケージツアーは31日前*まで無料、国内の場合は21日前*までのキャンセルであれば、キャンセル料はかかりません。

*…旅行開始日の前日から起算してさかのぼって計算します。

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ただし出発日が近くなると「3日前までは旅行代金の20％」「旅行開始までは旅行代金の50％」と徐々にキャンセル料が高くなります。また、GWや年末年始などの繁忙期は、キャンセル料の発生時期が早まります。

キャンセル料の負担を軽くする方法！

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急な出張命令でせっかくの旅行に行けなくなってしまっても、キャンセル理由は「自己都合」となってしまうため、キャンセル料は負担せざるを得ません。しかしGWや年末年始など混雑するシーズンに旅行を計画するなら、早めに航空券やホテルを予約しておきたいもの……。

そんな時は、「旅行キャンセル費用補償保険」に加入するという方法もあります。急な出張で旅行を取り消した場合に、キャンセル料を補償してくれるといううれしい保険です。詳細は下記のリンクをチェックしてくださいね！

※ツアー予約に限り、出張でのキャンセルでは保険金の支払い対象となりませんのでご注意ください。

出張で旅行中止、慌てないために。

航空券やきっぷなどの交通機関、ホテル、ツアーなどそれぞれでキャンセル料がいつから発生するのが異なってきますので、予約をする前にしっかりと確認することが大切です。

キャンセルが心配な方は、キャンセル料を補償してくれる保険の加入も検討しつつ、安心して旅行計画を立てましょう。

※2019年8月現在の情報です。本記事はキャンセルについての概要を説明したものです。予約商品、内容等によって規定は異なるため、予約の際は各商品の規約を必ずご確認下さい。